In den ersten beiden Artikeln dieser Reihe ging es bewusst nicht um ein bestimmtes Tool, sondern um den Sales-Prozess selbst: erst analysieren, dann optimieren, dann strukturieren und automatisieren. Wer diese Schritte gegangen ist, steht irgendwann trotzdem vor der konkreten Frage: Pipedrive oder HubSpot? In diesem Artikel ordnen wir diese Entscheidung so ein, wie sie für IT-Systemhäuser tatsächlich relevant ist – nicht als Feature-Vergleich, sondern anhand der Kriterien, die den Unterschied wirklich machen.
Warum die Tool-Frage erst jetzt kommt
Beide Systeme sind ausgereifte, etablierte CRM-Lösungen. Der Unterschied zwischen ihnen liegt selten darin, dass eines „schlechter” wäre – sondern darin, für welches Szenario sie ursprünglich gebaut wurden. Wer diese Frage stellt, bevor der eigene Sales-Prozess geklärt ist, landet fast zwangsläufig bei einer Tool-Wahl, die sich nach zwölf Monaten falsch anfühlt – unabhängig davon, für welches System man sich entschieden hat. Deshalb lohnt sich der Blick auf die folgenden fünf Kriterien erst, wenn die Hausaufgaben aus den ersten beiden Artikeln erledigt sind.
Kriterium 1: Länge und Komplexität eures Sales-Zyklus
Pipedrive wurde ursprünglich als reines, visuelles Pipeline-Tool für Vertriebsteams entwickelt. Für IT-Systemhäuser mit klar abgrenzbaren Sales-Zyklen – etwa Projektgeschäft mit überschaubarer Angebotsphase oder Produktverkauf mit wiederkehrenden Bestellungen – bildet diese Fokussierung den Alltag meist sehr direkt ab.
HubSpot deckt zusätzlich Marketing, Content und Kundenservice auf derselben Plattform ab. Das lohnt sich vor allem dann, wenn vor dem eigentlichen Sales-Zyklus bereits ein mehrstufiger Marketing-Funnel steht – etwa Content-Downloads, E-Mail-Nurturing-Strecken oder Webinare, die Leads erst „aufwärmen”, bevor der Vertrieb übernimmt.
Kriterium 2: Größe und Struktur eures Sales-Teams
Für kleinere, reine Vertriebsteams – wie sie viele IT-Systemhäuser gerade erst aufbauen – überzeugt Pipedrive meist durch eine flache Lernkurve: Neue Vertriebsmitarbeitende finden sich in der Regel innerhalb weniger Stunden bis Tage zurecht, weil die Oberfläche konsequent auf Pipeline-Arbeit ausgerichtet ist.
HubSpot bringt mit wachsender Nutzung mehr Module und Konfigurationsmöglichkeiten mit – ein Vorteil bei größeren, arbeitsteiligen Teams mit eigenen Marketing- und Service-Funktionen, aber auch eine höhere Einstiegshürde, wenn zunächst nur ein kleines Vertriebsteam strukturiert werden soll.
Kriterium 3: Verzahnung von Marketing und Vertrieb
Das ist häufig das eigentlich entscheidende Kriterium. Wenn euer IT-Systemhaus Leads überwiegend über Direktansprache, Empfehlungen und bestehende Kundenbeziehungen gewinnt, bringt eine tief integrierte Marketing-Automatisierung wenig zusätzlichen Nutzen – hier ist ein fokussiertes Vertriebs-CRM meist die schlankere, schneller einsatzbereite Lösung.
Baut ihr dagegen parallel eine strukturierte Inbound-Marketing-Strategie auf – mit Content, Formularen, Landingpages und automatisierten Nurturing-Strecken – spielt HubSpot seine Stärke als All-in-One-Plattform aus, weil Marketing- und Sales-Daten ohne zusätzliche Schnittstelle in einem System zusammenlaufen.
Kriterium 4: Budget – und die versteckten Kosten dahinter
Auf den ersten Blick wirkt Pipedrive für reine Vertriebsanforderungen häufig günstiger. Bei einem genaueren Vergleich lohnt sich aber ein zweiter Blick: Funktionen, die bei HubSpot je nach Plan bereits enthalten sind – etwa Website-Formulare, Besucher-Tracking oder Angebotsdokumente – sind bei Pipedrive teilweise kostenpflichtige Zusatzmodule. Je nachdem, wie viele dieser Zusatzfunktionen ein IT-Systemhaus tatsächlich benötigt, kann sich der anfängliche Preisvorteil von Pipedrive im laufenden Betrieb deutlich relativieren.
Unsere Empfehlung: Vor der Entscheidung nicht nur den reinen Lizenzpreis pro Nutzer vergleichen, sondern konkret auflisten, welche Zusatzfunktionen wirklich gebraucht werden – und beide Anbieter auf dieser Basis mit aktuellen Preislisten gegenrechnen, da sich Tarife und Paketzuschnitte bei beiden Anbietern regelmäßig ändern.
Kriterium 5: Einführungszeit
Für IT-Systemhäuser, die gerade aktiv ein Sales-Team aufbauen, zählt oft nicht nur der langfristige Funktionsumfang, sondern auch, wie schnell das Team produktiv arbeiten kann. Ein reines, auf Pipeline-Management fokussiertes System wie Pipedrive lässt sich in der Regel innerhalb weniger Tage produktiv einrichten. Eine vollständige HubSpot-Einführung mit mehreren verzahnten Modulen benötigt naturgemäß mehr Vorlaufzeit – dafür ist am Ende auch mehr abgebildet als reine Vertriebssteuerung.
Konkrete Einordnung für typische IT-Systemhaus-Konstellationen
Kleines, reines Vertriebsteam (1–5 Vertriebler), Leadgenerierung überwiegend über Bestandskunden und Empfehlungen: Hier überzeugt Pipedrive meist durch schnelle Einführung, geringe Komplexität und einen klaren Fokus auf das, was tatsächlich gebraucht wird – eine saubere Pipeline mit wirkungsvollen Automatisierungen, wie sie im vorherigen Artikel beschrieben wurden.
Wachsendes Team mit eigener Marketing-Funktion, strukturierter Content- und Kampagnenarbeit: Hier lohnt sich der genauere Blick auf HubSpot, weil die Verzahnung von Marketing und Vertrieb in einem System langfristig Schnittstellenaufwand spart – vorausgesetzt, das Budget und die Bereitschaft für eine etwas aufwendigere Einführung sind vorhanden.
Team irgendwo dazwischen: In der Praxis die häufigste Situation bei wachsenden IT-Systemhäusern. Hier empfiehlt sich, zunächst mit einem fokussierten Vertriebs-CRM zu starten, den Sales-Prozess sauber zu standardisieren und zu automatisieren – und die Marketing-Frage bewusst als eigenständigen, späteren Schritt zu behandeln, statt sie vorschnell in die CRM-Entscheidung hineinzuziehen.
Kurzer Ausblick: KI in beiden Systemen
Beide Anbieter haben in den vergangenen Jahren KI-Funktionen in ihre Plattformen integriert – etwa zur Priorisierung von Deals, zur Unterstützung bei E-Mail-Formulierungen oder zu automatisierten Zusammenfassungen. Der Grundsatz aus unserer 5-Schritte-Methode gilt dabei unabhängig vom gewählten Tool: KI-Funktionen entfalten ihren Wert erst auf einer sauber strukturierten, gepflegten Pipeline – unabhängig davon, ob diese in Pipedrive oder HubSpot liegt. Die Tool-Wahl entscheidet also nicht darüber, ob KI euch nützt, sondern lediglich, in welcher Umgebung ihr sie später einsetzt.
Fazit: Erst die Kriterien klären, dann das Tool wählen
Es gibt keine pauschal richtige Antwort auf die Frage „Pipedrive oder HubSpot?” – wohl aber eine für euer konkretes IT-Systemhaus. Wer Sales-Zyklus, Teamgröße, Marketing-Vertriebs-Verzahnung, Budget und gewünschte Einführungszeit ehrlich durchgeht, trifft eine deutlich fundiertere Entscheidung als beim Blick auf eine reine Feature-Tabelle.
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Raymond Michalek ist Geschäftsführer der SAPHIR GmbH und begleitet IT-Systemhäuser und IT-Dienstleister von der Prozessanalyse über die CRM-Auswahl bis zur automatisierten, KI-gestützten Pipeline.
