Im letzten Artikel dieser Reihe ging es um die Grundlage: Erst der Sales-Prozess, dann das Tool. Wer diesen Schritt übersprungen hat, sollte an dieser Stelle noch einmal zurückgehen – denn die folgenden Automatisierungen entfalten ihren Wert nur auf einer sauber strukturierten Pipeline mit klaren Deal-Stages. Wird eine unklare Pipeline automatisiert, werden lediglich falsche Zuweisungen und unpassende Erinnerungen schneller produziert als vorher.
Ist diese Grundlage gelegt, lohnt sich der Blick auf konkrete Automatisierungen. Pipedrive arbeitet dabei nach einem einfachen, aber wirkungsvollen Prinzip: Trigger → Bedingung → Aktion. Ein auslösendes Ereignis (zum Beispiel „Deal erstellt” oder „Deal in Phase X verschoben”) wird mit einer optionalen Bedingung gefiltert und löst anschließend eine automatische Aktion aus – etwa eine E-Mail, eine Aufgabe oder eine Benachrichtigung. Diese native Automatisierungsfunktion ist in den meisten Pipedrive-Tarifen ab einer mittleren Stufe verfügbar; die genaue Tarifbezeichnung sollte vor der Einrichtung im eigenen Account geprüft werden, da sich Paketnamen gelegentlich ändern.
Für IT-Systemhäuser und IT-Dienstleister haben sich aus unserer Erfahrung fünf Automatisierungen als besonders wirkungsvoll erwiesen.
1. Automatische Lead-Zuweisung
Ausgangsproblem: Neue Leads – etwa aus einem Website-Formular oder einer Messeliste – landen zunächst bei einer Person, die sie manuell an den passenden Vertriebler weiterleiten muss. Das kostet Zeit und führt bei Abwesenheit schnell dazu, dass Leads liegen bleiben.
Funktionsweise: Der Trigger „neuer Deal erstellt” wird mit einer Bedingung kombiniert, etwa der Region, dem angefragten Produkt- oder Leistungsbereich oder der Lead-Quelle. Die Aktion weist den Deal automatisch dem zuständigen Vertriebler zu – bei mehreren gleich qualifizierten Vertrieblern lässt sich das auch im Round-Robin-Verfahren gleichmäßig verteilen.
Erwarteter Effekt: Kein Lead bleibt unzugeordnet liegen, weil die verantwortliche Person gerade im Kundentermin oder im Urlaub ist. Die Reaktionszeit auf neue Anfragen sinkt spürbar.
2. Follow-up-Erinnerung bei Inaktivität
Ausgangsproblem: Deals, bei denen länger keine Aktivität stattgefunden hat, geraten leicht in Vergessenheit – besonders wenn ein Vertriebler viele parallele Gespräche führt. Diese „schlafenden” Deals sind in vielen IT-Systemhäusern der größte unsichtbare Verlustposten in der Pipeline.
Funktionsweise: Der Trigger reagiert darauf, dass ein Deal für eine definierte Anzahl an Tagen (zum Beispiel sieben oder vierzehn) ohne protokollierte Aktivität geblieben ist. Die Aktion benachrichtigt den zuständigen Deal-Owner automatisch oder erstellt direkt eine Folgeaufgabe.
Erwarteter Effekt: Deals werden reaktiviert, bevor sie endgültig „einschlafen” und verloren gehen – ohne dass eine Führungskraft die Pipeline manuell durchgehen muss.
3. Automatische Aufgabe bei Stage-Wechsel
Ausgangsproblem: Bestimmte Schritte – etwa das Nachfassen nach Angebotsversand – hängen bislang vom persönlichen Erinnerungsvermögen einzelner Vertriebler ab und werden dadurch inkonsistent umgesetzt.
Funktionsweise: Sobald ein Deal in eine definierte Phase wechselt (zum Beispiel „Angebot versendet”), erstellt die Automatisierung automatisch eine passende Aufgabe mit festgelegter Frist, etwa eine Nachfass-Aktivität nach drei Werktagen.
Erwarteter Effekt: Wichtige Prozessschritte laufen unabhängig davon zuverlässig ab, wer den Deal gerade betreut oder wie viel dieser Vertriebler gerade um die Ohren hat.
4. Handover-Workflow von Sales zu Delivery
Ausgangsproblem: Gerade bei IT-Systemhäusern ist die Übergabe eines gewonnenen Deals an das Delivery- oder Projektteam eine kritische Schnittstelle. Läuft sie nur über Zuruf oder eine kurze E-Mail, gehen Projektdetails regelmäßig verloren – mit entsprechendem Nachfrageaufwand auf beiden Seiten.
Funktionsweise: Der Trigger „Deal gewonnen” löst automatisch mehrere Aktionen aus: eine strukturierte Benachrichtigung an das Delivery-Team, das Setzen relevanter Felder (zum Beispiel Projektstart oder Leistungsumfang) und die Erstellung einer ersten Übergabe-Aufgabe.
Erwarteter Effekt: Das Delivery-Team startet mit vollständigen, konsistenten Informationen – ohne dass der Vertriebler jeden gewonnenen Deal manuell aufbereiten muss.
5. Reminder vor Vertragsverlängerung
Ausgangsproblem: Wartungsverträge und Managed-Services-Vereinbarungen verlängern sich häufig automatisch – bemerkt wird das oft erst, wenn der Kunde selbst nachfragt, oder wenn eine Chance auf Up- oder Cross-Selling bereits verstrichen ist.
Funktionsweise: Basierend auf einem hinterlegten Datumsfeld (Vertragsende oder Verlängerungsdatum) löst die Automatisierung eine definierte Zeitspanne vorher – etwa 60 oder 90 Tage – automatisch eine Erinnerung und eine zugehörige Aufgabe für den zuständigen Account-Betreuer aus.
Erwarteter Effekt: Vertragsverlängerungen werden aktiv gesteuert statt nur passiv verwaltet – und jede Verlängerung wird zur Gelegenheit für ein echtes Kundengespräch statt zur stillen Selbstverständlichkeit.
Wenn native Automatisierung an ihre Grenzen stößt
Die native Automatisierungsfunktion von Pipedrive deckt die meisten Fälle innerhalb des CRM zuverlässig ab. Sobald jedoch mehrere externe Systeme eingebunden werden sollen – etwa ein Ticketsystem, eine Buchhaltungssoftware oder ein PSA-Tool – oder wenn komplexere Verzweigungslogik gefragt ist, stoßen die Bordmittel an ihre Grenzen. In diesen Fällen empfiehlt es sich, ergänzend auf Automatisierungsplattformen wie Make oder Zapier zurückzugreifen, die Pipedrive mit weiteren Tools verbinden. Der Grundsatz bleibt dabei gleich: Erst die einfachen, nativen Automatisierungen sauber einrichten, bevor komplexere Cross-Tool-Workflows aufgebaut werden.
Fazit: Klein anfangen, konsequent ausbauen
Keine dieser fünf Automatisierungen erfordert ein aufwendiges Projekt. Alle lassen sich mit einer sauberen Pipeline-Struktur innerhalb weniger Stunden einrichten – und jede einzelne davon nimmt dem Vertriebsteam eine wiederkehrende, fehleranfällige Aufgabe ab. Der größte Hebel liegt dabei nicht in der einzelnen Automatisierung, sondern darin, konsequent damit zu beginnen, statt auf das perfekte Gesamtkonzept zu warten.
Sie möchten diese fünf Automatisierungen in Ihrem eigenen Pipedrive-Account einrichten – oder wissen noch nicht, ob Ihre Pipeline-Struktur dafür schon bereit ist? Fordern Sie unsere Checkliste an oder vereinbaren Sie direkt einen Automatisierungs-Workshop mit Raymond Michalek und der SAPHIR GmbH.
Raymond Michalek ist Geschäftsführer der SAPHIR GmbH und begleitet IT-Systemhäuser und IT-Dienstleister dabei, ihre Sales-Prozesse in Pipedrive sauber zu strukturieren und wirkungsvoll zu automatisieren.
