Wenn Excel zum Risiko wird!
Was in wachsenden Unternehmen schiefgehen kann
Von Wolfgang Klaus, Tech Lead, SAPHIR GmbH
Kaum ein Werkzeug ist in deutschen Unternehmen so tief verwurzelt wie Excel. Für schnelle Auswertungen, spontane Berechnungen oder kleine Übersichten ist das auch völlig in Ordnung. Gefährlich wird es erst, wenn Excel-Tabellen zum eigentlichen Rückgrat zentraler Geschäftsprozesse werden – Vertriebssteuerung, Produktionsplanung, Qualitätsdokumentation, Personalplanung. Was bei fünf Mitarbeitenden noch überschaubar wirkt, wird bei wachsender Unternehmensgröße schnell zu einem handfesten Risiko, das oft erst dann sichtbar wird, wenn es bereits teuer geworden ist.
Was im Alltag konkret schiefgeht
Keine Versionierung, kein verlässlicher Stand. Wer kennt sie nicht, die Dateien mit Namen wie „Planung_final_v3_wirklich_final.xlsx”? Sobald mehrere Personen oder Abteilungen an derselben Excel-Grundlage arbeiten, verliert sich schnell der Überblick, welche Version aktuell gültig ist – und wer zuletzt was verändert hat. Entscheidungen werden dann im schlimmsten Fall auf Basis einer veralteten Zwischenversion getroffen, ohne dass es überhaupt jemandem auffällt.
Gleichzeitige Bearbeitung führt zu Datenverlust. Ohne echtes Mehrbenutzersystem überschreiben sich parallele Änderungen gegenseitig, oder eine Datei wird versehentlich in einem älteren Zustand gespeichert – mit dem Ergebnis, dass Arbeit, die bereits erledigt war, plötzlich wieder verschwunden ist.
Manuelle Eingabe ist fehleranfällig – mit teils erheblichen Folgen. Ein falsch gesetzter Bezug in einer Formel, eine verrutschte Zeile, ein Zahlendreher: Solche kleinen Fehler bleiben in komplexen Tabellen oft lange unentdeckt. Dass solche vermeintlichen Kleinigkeiten auch bei großen, professionell aufgestellten Organisationen zu erheblichen finanziellen Fehleinschätzungen führen können, ist in der Fachwelt gut dokumentiert – etwa bei internen Risikoberechnungen, die sich im Nachhinein als fehlerhaft herausstellten.
Kein durchgängiger Zugriffsschutz. Wer darf eine Tabelle einsehen, wer darf sie verändern? In vielen gewachsenen Excel-Landschaften lässt sich das kaum sauber steuern – mit entsprechenden Risiken, wenn sensible Kunden-, Personal- oder Finanzdaten offen für alle zugänglich in einer gemeinsamen Dateiablage liegen.
Wissen hängt an einzelnen Personen. Excel-Strukturen wachsen oft historisch, mit individuellen Formeln und Logiken, die nur eine Person wirklich versteht. Fällt diese Person aus oder verlässt das Unternehmen, geht mit ihr häufig auch das Verständnis für den gesamten Aufbau verloren.
Keine Echtzeitsicht für Führungskräfte. Wenn zentrale Kennzahlen erst mühsam aus mehreren Tabellen zusammengetragen werden müssen, basieren Entscheidungen zwangsläufig auf einem Stand von vor Tagen oder Wochen – nicht auf der aktuellen Realität im Unternehmen.
Zwei konkrete Beispiele aus der Praxis
Vertrieb ohne CRM, nur mit Excel. Kontakte, offene Angebote und Wiedervorlagen werden in einer gemeinsamen Tabelle gepflegt. Was passiert typischerweise? Zwei Vertriebsmitarbeitende kontaktieren unabhängig voneinander denselben Lead, weil keiner vom Kontaktversuch des anderen wusste – das wirkt nach außen unprofessionell und kostet Vertrauen. Wiedervorlagetermine werden übersehen, weil niemand aktiv daran erinnert wird – mit den bekannten Folgen für die Abschlussquote, die sich aus konsequentem Nachfassen ergibt. Verlässt eine Vertriebsperson das Unternehmen, verlässt mit ihr häufig auch das Wissen über den aktuellen Stand ihrer Kontakte das Haus – oft, ohne dass eine saubere Übergabe überhaupt möglich ist. Und auf Führungsebene fehlt jederzeit eine verlässliche, aktuelle Pipeline-Übersicht, um Umsatzentwicklung realistisch einzuschätzen.
Produktion ohne MES oder ERP, nur mit Excel-Listen. Fertigungsaufträge, Materialbestände und Maschinenbelegung werden händisch in Tabellen gepflegt und meist nur einmal täglich aktualisiert. Das Ergebnis: Die tatsächliche Materialverfügbarkeit weicht regelmäßig vom Excel-Bestand ab, weil Entnahmen nicht in Echtzeit erfasst werden – mit ungeplanten Produktionsstopps als Folge. Bei einer Qualitätsabweichung oder einem Rückruf lässt sich oft nur mit erheblichem Aufwand händisch rekonstruieren, welche Charge betroffen war und wo sie verbaut wurde, weil eine durchgängige, automatisierte Rückverfolgbarkeit fehlt. Die tatsächliche Auslastung einzelner Maschinen oder Linien ist für die Planung nicht in Echtzeit sichtbar, wodurch Engpässe häufig erst dann auffallen, wenn sie bereits zu Lieferverzögerungen geführt haben.
Häufig gestellte Fragen
Ist Excel grundsätzlich schlecht für Unternehmen? Nein. Für punktuelle Auswertungen, schnelle Berechnungen oder kleine, überschaubare Übersichten ist Excel weiterhin ein gutes Werkzeug. Problematisch wird es erst, wenn Excel zur tragenden Grundlage kritischer, unternehmensweiter Prozesse wird, die mit dem Unternehmen mitwachsen müssen.
Ab welcher Unternehmensgröße wird Excel typischerweise zum Risiko? Eine feste Mitarbeiterzahl lässt sich dafür nicht seriös nennen – entscheidender als die reine Größe ist, wie viele Personen oder Abteilungen parallel auf dieselben Daten zugreifen und wie kritisch die betroffenen Prozesse für den Geschäftsbetrieb sind. Sobald mehrere Teams dieselbe Tabelle pflegen oder Entscheidungen auf Basis der Daten getroffen werden, lohnt sich eine genauere Prüfung.
Woran erkennen wir konkret, dass Excel an seine Grenzen stößt? Typische Warnsignale sind mehrere parallel kursierende Dateiversionen, wiederkehrende Rückfragen zum aktuellen Stand, übersehene Fristen oder Wiedervorlagen sowie Kennzahlen, die für Entscheidungen erst mühsam aus mehreren Tabellen zusammengetragen werden müssen.
Welche Alternativen gibt es zu Excel-basierten Prozessen? Das hängt vom betroffenen Bereich ab: Im Vertrieb übernimmt in der Regel ein CRM-System diese Rolle, in der Produktion ein MES oder ERP-System, im Qualitäts- und Arbeitsschutzmanagement dedizierte Audit- und Risikomanagement-Software. In allen Fällen gilt derselbe Grundgedanke – strukturierte, mehrbenutzerfähige Systeme statt verstreuter Tabellen.
Lassen sich bestehende Excel-Daten in ein neues System übernehmen? In den allermeisten Fällen ja. Bestehende Tabellen lassen sich strukturiert aufbereiten und in ein neues System importieren – wichtig ist dabei vor allem, vorab zu klären, welche Datenfelder wie im Zielsystem abgebildet werden sollen, um Inkonsistenzen von Anfang an zu vermeiden.
Brauchen wir eine individuelle Softwarelösung, oder reicht ein Standardsystem? In vielen Fällen deckt ein etabliertes Standardsystem den Großteil des Bedarfs bereits ab. Eine individuelle Lösung oder Erweiterung lohnt sich meist erst dort, wo unternehmensspezifische Prozesse bestehen, die ein Standardsystem nachweislich nicht abbildet.
Wie lange dauert die Umstellung von Excel auf ein dediziertes System? Das hängt stark vom Umfang ab – von einer punktuellen Erweiterung eines Standardsystems über mehrere Wochen bis zu umfassenderen, mehrstufigen Projekten. Ein strukturierter Einstieg über einen klar getakteten Analyse-Workshop hilft dabei, den tatsächlichen Aufwand frühzeitig realistisch einzuschätzen.
Was passiert mit Mitarbeitenden, die sich an Excel gewöhnt haben? Akzeptanz im Team ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Eine gut eingeführte, klar strukturierte Software wird in der Praxis meist schnell akzeptiert, sobald der Alltagsnutzen sichtbar wird – etwa weniger Rückfragen, weniger Sucherei, weniger doppelte Arbeit. Eine schrittweise Einführung mit klarer Schulung erleichtert diesen Übergang zusätzlich.
Wie steht es um Datenschutz und Datensicherheit nach dem Umstieg? Dedizierte Systeme bieten in der Regel deutlich bessere Möglichkeiten für Zugriffsrechte, Protokollierung und Absicherung sensibler Daten als eine gemeinsam genutzte Dateiablage – vorausgesetzt, Berechtigungskonzept und Systemwahl werden von Anfang an sauber mitgedacht.
Was kostet der Umstieg von Excel auf eine strukturierte Softwarelösung? Das lässt sich pauschal nicht beantworten, da es stark vom Umfang, der Zahl der betroffenen Prozesse und davon abhängt, ob ein Standardsystem ausreicht oder individuelle Anpassungen nötig sind. Ein erstes, unverbindliches Gespräch schafft in der Regel schnell Klarheit über die realistische Größenordnung.
Fazit
Excel ist als flexibles Werkzeug für punktuelle Auswertungen weiterhin gut geeignet – als tragende Grundlage für kritische, unternehmensweite Prozesse in einem wachsenden Betrieb ist es das nicht. Der Übergang zu strukturierten, dedizierten Systemen sollte deshalb nicht erst dann erfolgen, wenn ein konkreter Vorfall – ein verlorener Kunde, ein Produktionsstillstand, ein missglückter Audit – die Schwäche schmerzhaft sichtbar macht, sondern bevor genau das passiert.
Wer die eigene Excel-Abhängigkeit in kritischen Prozessen einmal einschätzen lassen möchte, kann sich bei uns unverbindlich einen Termin buchen. Beste Grüße, Ihr Wolfgang Klaus, Tech Lead bei der SAPHIR GmbH
Nein, nicht zwingend. Gerade mit modernen, KI-gestützten Methoden lässt sich der Einstieg deutlich risikoärmer gestalten, als es klassische Digitalisierungsprojekte früher waren.
In einem einzelnen, klar getakteten Workshop-Tag lässt sich der eigene „Excel-Salat" strukturiert aufnehmen, priorisieren und oft schon in Teilen direkt lösen oder als funktionsfähiger Prototyp sichtbar machen!
Bevor überhaupt über ein größeres Gesamtprojekt entschieden wird. Ein solcher Einstiegsworkshop bewegt sich in der Regel im niedrigen vierstelligen Bereich und liefert am selben oder nächsten Tag ein konkretes, greifbares Ergebnis!
Eine deutlich risikoärmere Grundlage für die Entscheidung, als direkt in ein großes, unklar bepreistes Projekt einzusteigen.
Nein. Für punktuelle Auswertungen, schnelle Berechnungen oder kleine, überschaubare Übersichten ist Excel weiterhin ein gutes Werkzeug. Problematisch wird es erst, wenn Excel zur tragenden Grundlage kritischer, unternehmensweiter Prozesse wird, die mit dem Unternehmen mitwachsen müssen.
