Der SAPHIR Sales-Pipeline-Mapping im Workshop im Angebot:
Im zweiten Artikel dieser Serie ging es darum, warum ein standardisierter Vertriebsprozess aus klar definierten Stufen besteht – und warum diese Stufen vor jeder Automatisierung oder CRM-Einführung feststehen sollten. Die häufigste Rückfrage dazu lautet: “Das klingt richtig, aber wie fangen wir konkret an?”
Die gute Nachricht: Ein erster, belastbarer Entwurf der eigenen Vertriebs-Pipeline lässt sich an einem einzigen Nachmittag erarbeiten – mit dem Vertriebsteam, einem Whiteboard oder einigen Klebezetteln, und der folgenden Struktur.
Warum ein Nachmittag reicht – und warum trotzdem nicht weniger
Pipeline-Mapping wird häufig entweder komplett übersprungen (“wir wissen doch, wie unser Vertrieb läuft”) oder zu einem wochenlangen Projekt mit externen Beratern aufgeblasen. Beides führt selten zum Ziel. Ein fokussierter halber Tag mit den richtigen Teilnehmern liefert einen Entwurf, der gut genug ist, um damit zu arbeiten – und lässt sich später jederzeit verfeinern, sobald erste Erfahrungen mit dem neuen Prozess vorliegen.
Vorbereitung: Wer muss im Raum sein
Für ein aussagekräftiges Ergebnis reichen drei bis fünf Personen: mindestens ein erfahrener Vertriebler mit direktem Kundenkontakt, jemand aus dem Innendienst oder der Angebotserstellung, und die Person, die später für das Reporting verantwortlich ist. Die Geschäftsführung sollte anwesend sein, aber nicht die Diskussion dominieren – das Ziel ist, wie der Prozess tatsächlich abläuft, nicht wie er formal aussehen soll.
Block 1 (60 Minuten): Die Stufen grob sammeln
Jeder Teilnehmer schreibt unabhängig voneinander auf Klebezettel, welche Schritte ein Lead von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Abschluss durchläuft – ein Schritt pro Zettel. Erst danach werden alle Zettel gemeinsam an einer Wand sortiert. Dieser Zwischenschritt ist wichtig: Er zeigt sehr schnell, wo unterschiedliche Teammitglieder den Prozess unterschiedlich wahrnehmen – und genau diese Unterschiede sind der eigentliche Analysegewinn dieser Übung.
Am Ende dieses Blocks steht eine grobe Abfolge von fünf bis acht Stufen, auf die sich die Gruppe einigt.
Block 2 (45 Minuten): Für jede Stufe ein objektives Kriterium festlegen
Für jede Stufe wird eine einzige Frage beantwortet: Woran erkennt man eindeutig, dass ein Vorgang diese Stufe erreicht hat? “Der Kunde wirkt interessiert” ist kein objektives Kriterium. “Der Kunde hat einen konkreten Bedarf mit Zeitrahmen genannt” ist eines. Dieser Block ist erfahrungsgemäß der anspruchsvollste – gleichzeitig ist er der wichtigste, denn ohne klare Kriterien bleibt jede spätere Auswertung Auslegungssache.
Block 3 (30 Minuten): Übergabepunkte markieren
An welchen Stellen wechselt die Zuständigkeit von einer Person oder Abteilung zur nächsten? Jeder dieser Übergabepunkte wird auf der Pipeline markiert. Für jeden markierten Punkt wird kurz notiert, was übergeben wird und in welcher Frist die nächste Stelle reagiert – die Feinausarbeitung folgt später, an dieser Stelle reicht eine grobe Notiz.
Block 4 (30 Minuten): Die drei größten Reibungspunkte identifizieren
Die Gruppe markiert gemeinsam, an welchen drei Stellen der gerade aufgezeichneten Pipeline aktuell die meiste Zeit verloren geht, die meisten Leads versickern oder die meiste Frustration entsteht. Diese Liste ist keine vollständige Problemsammlung, sondern eine bewusste Kurzform – sie dient als direkter Input für die spätere Priorisierung von Standardisierungs- und Automatisierungsmaßnahmen.
Block 5 (15 Minuten): Ergebnis fotografieren und fixieren
Der letzte Block ist der unspektakulärste und wird trotzdem am häufigsten vergessen: Das Ergebnis wird abfotografiert oder digital nachgezeichnet und an alle Teilnehmer verschickt – noch am selben Tag. Eine brillante Analyse, die nur auf einem Whiteboard existiert, das am nächsten Morgen abgewischt wird, ist wertlos.
Was danach passiert
Das Ergebnis dieses Nachmittags ist kein fertiger, für immer gültiger Prozess, sondern ein erster, gemeinsam getragener Entwurf. Er ist die Grundlage für die im zweiten Artikel beschriebene Standardisierung – jetzt mit konkreten Stufen, Kriterien und markierten Übergabepunkten, statt mit einer abstrakten Idee davon, wie der Vertrieb “eigentlich” funktionieren sollte.
Vorlage zum Download
Damit dieser Nachmittag nicht mit einem leeren Whiteboard beginnt, haben wir die fünf Blöcke oben in eine einfache, ausdruckbare Moderationsvorlage überführt – inklusive Zeitplan, Leitfragen für jeden Block und einer Vorlage für die Übergabepunkt-Dokumentation.
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Sie möchten diesen Nachmittag moderiert mit einem erfahrenen Außenblick durchführen, statt intern zu starten? Genau das ist der Kern unseres 2-stündigen Analyse-Workshops. In einem kostenfreien Erstgespräch klären wir, ob das der richtige Einstieg für Sie ist.
