Dieses Muster begegnet mir in meiner Arbeit regelmäßig. Nicht nur einmal, nicht in einer einzelnen Branche – sondern immer wieder, bei Unternehmen aus dem Bereich erneuerbare Energien, technische Dienstleistungen, Gebäudetechnik, Beratung, Handwerk und Industrie-Services. Die Zahlen und Namen ändern sich. Der Kern bleibt derselbe.

In diesem Artikel beschreibe ich das Muster so konkret wie möglich – anonymisiert, aber nah an der Realität. Wenn Sie beim Lesen mehrfach nicken, ist das kein Zufall.

Die Ausgangssituation, die viele kennen

Stellen Sie sich vor: Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Bereich Energielösungen. Vier Vollzeit-Mitarbeiter. Solides technisches Know-how, gute Referenzen, zufriedene Bestandskunden. Das Unternehmen ist seit Jahren am Markt, hat organisch gewachsen – hauptsächlich über Empfehlungen.

Dann kommt das Wachstum. Mehr Anfragen, größere Projekte, komplexere Kunden. Und plötzlich klemmt es. Nicht weil die Nachfrage fehlt – sondern weil der Vertriebsprozess mit dem Wachstum nicht mitgewachsen ist.

Was „160 + Projekte in Entwicklung" wirklich bedeutet

Diese Zahl klingt zunächst positiv. Volles Auftragsbuch, viel Potenzial. Doch wenn man genauer hinschaut, offenbart sie ein strukturelles Problem.

Ein typisches Projekt in dieser Konstellation durchläuft folgende Phasen:

Bei vier Mitarbeitern und über 60 offenen Projekten trägt jeder Mitarbeiter statistisch 15 parallele Vorgänge – zusätzlich zur eigentlichen Projektarbeit. Das ist keine Vertriebsstruktur mehr. Das ist Chaos im Tarnanzug der Vollbeschäftigung.

Warum die Abschlüsse ausbleiben – die vier echten Ursachen

Nach der Analyse vieler ähnlicher Unternehmen lassen sich die Ursachen auf vier wiederkehrende Muster verdichten. Keines davon ist ein Zeichen von schlechter Arbeit – sie sind typische Begleiterscheinungen eines schnell wachsenden Unternehmens ohne skalierte Strukturen.

1. Kein systematisches Follow-up

   Ein Angebot wird verschickt. Dann wird gewartet. Kein definierter Zeitplan für Nachfassgespräche, keine klare Verantwortlichkeit, wer wann wie nachfragt. Der Kunde gerät in eine Entscheidungsblockade – und niemand hilft ihm aktiv heraus.

2. Angebote informieren, aber überzeugen nicht

   Die technische Qualität ist oft hervorragend. Aber ein Dokument voller Kilowatt-Angaben, Spezifikationen und Nettopreisen verkauft sich nicht von allein. Was der Kunde wirklich braucht: Eine klare Antwort auf die Frage „Was bringt mir das konkret – in Euro, in Zeit, in Sicherheit?"

3. Fehlende Dringlichkeit beim Kunden

   Ohne gezielten Impuls gibt es keinen Grund, jetzt zu entscheiden. Dabei gibt es in vielen Sektoren – gerade im Energiebereich – reale und legitime Argumente, die Entscheidungen beschleunigen: Förderfristen, Preisveränderungen, Kapazitätsgrenzen. Diese werden selten strategisch eingesetzt.

4. Keine Priorisierung der Pipeline

   Nicht jedes der 60 Projekte ist gleich weit, gleich reif oder gleich wertvoll. Ohne ein einfaches System zur Statuserfassung fließt die begrenzte Energie des Teams gleichmäßig in alle Projekte – statt gezielt in die, die kurz vor dem Ja stehen.

Was konkret helfen kann – fünf Ansätze

Es gibt keine magische Lösung. Aber es gibt erprobte Eingriffspunkte, die bei Unternehmen in genau dieser Konstellation schnell wirken – wenn sie konsequent umgesetzt werden.

Woran erkenne ich, ob mein Unternehmen betroffen ist?

Die folgenden Punkte sind keine endgültige Diagnose, aber sie sind zuverlässige Frühwarnsignale. Je mehr davon zutreffen, desto wahrscheinlicher ist es, dass strukturelle Maßnahmen schnell echten Unterschied machen würden:

• Sie haben mehr als 10 offene Angebote, bei denen länger als 14 Tage nichts passiert ist
• Das Team kümmert sich primär um neue Anfragen – Nachfassen passiert „irgendwie nebenbei"
• Es gibt keine klare Antwort darauf, welche drei Projekte aktuell am ehesten zum Abschluss kommen
• Angebote beschreiben hauptsächlich Leistungen und Preise – nicht den Nutzen für den Kunden
• Der letzte Kontakt zu mehreren Interessenten ist länger als drei Wochen her, ohne dass jemand weiß, warum
• Neukundengewinnung läuft zu über 80 Prozent über Empfehlungen – ohne aktives System dahinter

Was ein Erstgespräch konkret bringt

Im Rahmen unserer Analyse-Erstgespräche bei SAPHIR schauen wir uns gemeinsam an, wo in Ihrer aktuellen Pipeline der größte Hebel liegt – nicht theoretisch, sondern anhand Ihrer konkreten Situation. Sie bekommen am Ende des Gesprächs eine klare Einschätzung: Wo liegt das Problem wirklich? Was wäre der logisch erste Schritt? Und macht eine tiefere Zusammenarbeit für beide Seiten Sinn?

Kein unverbindliches Kennenlern-Gespräch, keine Verkaufspräsentation. Ein strukturiertes Diagnose-Gespräch mit einem konkreten Ergebnis.

Das Fundament zuerst: Warum CRM und Neukundengewinnung zusammengehören

Eine Beobachtung, die ich in meiner Arbeit immer wieder mache: Viele Unternehmen starten mit der Frage „Wie gewinnen wir mehr Kunden?" – dabei ist die eigentliche Engstelle eine andere. Das Fundament fehlt. Und ohne Fundament bringt jeder neue Stein nur mehr Unordnung.

Ein funktionierendes CRM-System ist dabei kein IT-Projekt und keine Software-Entscheidung. Es ist die Grundlage, auf der alles andere aufbaut: systematische Neukundengewinnung, planbare Follow-up-Prozesse, messbare Conversion-Raten, skalierbare Strukturen. Wer dieses Fundament nicht hat, kann zwar kurzfristig Feuer löschen – aber nicht planbar wachsen.

In diesem Kontext begegnen mir Berater und Spezialisten, die genau an dieser Schnittstelle arbeiten: zwischen Vertriebsstruktur, Kundensystem und Wachstumsstrategie. Einer davon, dessen Ansatz mir in der Praxis besonders durchdacht erscheint, ist Thomas Klein.