Pipedrive Einstellungen · Teil 3 der Serie “Erste Schritte mit Pipedrive”
Team eingerichtet, Pipeline steht – in den ersten beiden Artikeln dieser Serie haben wir das Grundgerüst gelegt. Jetzt geht es um die Einstellungen, die im Alltag oft übersehen werden, aber langfristig den größten Unterschied machen. Sie entscheiden darüber, ob dein Pipedrive sauber, verständlich und wirklich nützlich bleibt – oder ob sich nach ein paar Monaten unbemerkt Chaos einschleicht.
Hier sind die sieben Pipedrive-Einstellungen, die ich bei jedem Einsteiger-Setup als Erstes prüfe.
1. Verlustgründe (Lost Reasons)
Unter Einstellungen → Deals → Verlustgründe lässt sich eine feste Liste an Gründen definieren, warum ein Deal verloren geht. Ohne diese Liste tippt jeder Vertriebsmitarbeiter seinen eigenen Freitext – und am Ende lässt sich nicht auswerten, ob die meisten Deals am Preis, am Timing oder an der Konkurrenz scheitern.
Eine überschaubare Liste von 5 bis 8 Gründen reicht meistens völlig aus, zum Beispiel: “Kein Budget”, “Zeitpunkt falsch”, “Wettbewerber gewählt”, “Kein Bedarf mehr”, “Kein Kontakt möglich”. Diese Einstellung kostet fünf Minuten, ist aber die Basis für jede spätere Verlustanalyse.
2. Aktivitätstypen
Unter Einstellungen → Aktivitäten definierst du, welche Arten von Aktivitäten es in deinem Vertriebsprozess überhaupt gibt. Standardmäßig sind das Anruf, Meeting, Aufgabe, E-Mail und Mittagessen – für die meisten B2B-Prozesse zu viel und zu ungenau zugleich.
Sinnvoller ist eine reduzierte, auf den eigenen Prozess zugeschnittene Liste, etwa: Erstgespräch, Bedarfsanalyse, Angebotspräsentation, Follow-up-Anruf, Vertragsgespräch. Das erleichtert später auch die Auswertung, welche Aktivitäten tatsächlich zu Abschlüssen führen.
3. Pflichtfelder für Aktivitäten und Deals
Unter Einstellungen → Deal-Felder bzw. Aktivitätsfelder lässt sich festlegen, welche Angaben zwingend ausgefüllt werden müssen, bevor ein Deal gespeichert oder eine Aktivität abgeschlossen werden kann. Beliebt und wirkungsvoll: das Feld “Ergebnis” oder “Notiz” bei Aktivitäten verpflichtend zu machen, damit nach jedem Anruf kurz dokumentiert wird, was besprochen wurde.
Wichtig dabei: Sparsam einsetzen. Jedes Pflichtfeld ist eine kleine Hürde – zu viele davon, und das Team beginnt, Felder mit Platzhaltern statt echten Informationen zu füllen.
4. Benachrichtigungseinstellungen
Pipedrive kann bei nahezu jeder Aktion eine Benachrichtigung verschicken – neuer Deal, verpasste Aktivität, Phasenwechsel und mehr. Unter Einstellungen → Benachrichtigungen lässt sich das granular steuern, sowohl für das gesamte Unternehmen als auch individuell pro Nutzer.
Die Praxis-Empfehlung: Am Anfang bewusst reduzieren auf das Wesentliche (überfällige Aktivitäten, gewonnene/verlorene Deals). Wer von Tag eins an mit zu vielen Benachrichtigungen bombardiert wird, schaltet irgendwann alle ab – auch die wichtigen.
5. Nutzerrechte und Sichtbarkeitsgruppen
Unter Einstellungen → Berechtigungen legst du fest, wer welche Deals, Kontakte und Berichte sehen darf. Gerade in wachsenden Teams lohnt sich ein bewusster Blick auf sogenannte Sichtbarkeitsgruppen: Sollen Vertriebsmitarbeiter nur ihre eigenen Deals sehen, oder das gesamte Team?
Diese Entscheidung early on zu treffen erspart später eine mühsame Nachjustierung, wenn bereits hunderte Deals im System liegen und die Struktur rückwirkend geändert werden muss.
6. Pflichtwährung und Formatierungen
Unter Einstellungen → Unternehmen solltest du früh die Standardwährung sowie das Zahlen- und Datumsformat prüfen. Besonders bei internationalen Teams oder Unternehmen mit Kunden in mehreren Ländern führt eine falsch gesetzte Standardwährung später zu verzerrten Umsatzreports, die mühsam nachträglich korrigiert werden müssen.
7. E-Mail-Synchronisation und Vorlagen
Unter Einstellungen → E-Mail-Verbindung verbindest du dein Postfach, und unter E-Mail-Vorlagen lassen sich wiederkehrende Nachrichten (Terminbestätigung, Angebotsversand, Follow-up) als Vorlage hinterlegen. Diese Einstellung wird oft erst Wochen nach dem Start nachgeholt – dabei ist sie einer der Hebel mit dem größten Zeitgewinn im Alltag.
Warum diese Einstellungen oft übersehen werden
Die meisten dieser Punkte sind für den täglichen Betrieb nicht sofort sichtbar – ein Deal lässt sich auch ohne definierte Verlustgründe oder Pflichtfelder anlegen. Genau das macht sie tückisch: Das System scheint zu funktionieren, aber die Daten, die sich darin ansammeln, werden zunehmend unbrauchbar für Auswertungen.
Wer diese sieben Einstellungen einmal bewusst durchgeht, verhindert genau dieses schleichende Datenchaos – und hat ein Pipedrive, das auch nach einem Jahr noch verlässliche Reports liefert.
Fazit
Keine dieser sieben Einstellungen ist für sich genommen aufwendig. Zusammen bilden sie aber das Fundament für sauberes Reporting, klare Verantwortlichkeiten und ein System, dem das Team vertraut. Nimm dir für diese Checkliste einmalig eine Stunde Zeit – der Effekt zeigt sich spätestens beim ersten Quartalsreport.
Damit ist die Serie “Erste Schritte mit Pipedrive” komplett: vom Grundsetup über die passende Pipeline bis zu den entscheidenden Detaileinstellungen. In der nächsten Themenwoche geht es um ein Thema, das direkt daran anschließt: den Unterschied zwischen Leads und Deals – und wie du beide sauber in deinem Prozess einsetzt.
