Pipedrive einrichten: Die komplette Anleitung für Einsteiger 2026

Pipedrive einrichten · Teil 1 der Serie “Erste Schritte mit Pipedrive”

Ein neues CRM einzuführen klingt nach einer großen Sache – und genau deshalb schieben viele Teams das richtige Setup vor sich her. Sie legen ein paar Kontakte an, klicken sich durch die Standard-Pipeline und wundern sich Monate später, warum niemand das System wirklich nutzt.

Dabei ist Pipedrive einrichten in weniger als einem Nachmittag machbar, wenn man es strukturiert angeht. In diesem Artikel zeige ich dir genau die Schritte, die ich auch bei jedem neuen Kundenprojekt durchgehe – von der Account-Erstellung bis zur ersten funktionierenden Pipeline.

Warum ein sauberes Setup am Anfang so wichtig ist

Pipedrive ist bewusst simpel gehalten. Das ist ein Vorteil – aber auch eine Falle. Weil der Einstieg so leicht wirkt, überspringen viele Teams die Grundkonfiguration und arbeiten einfach mit den Standardeinstellungen weiter. Das Ergebnis: unsaubere Daten, eine Pipeline, die nicht zum echten Vertriebsprozess passt, und ein Team, das das Tool nach ein paar Wochen wieder meidet.

Ein durchdachtes Setup kostet dich einmalig ein paar Stunden – und spart dir danach Monate an Frustration und Datenchaos.

Schritt 1: Account und Team anlegen

Nach der Registrierung ist der erste Anlaufpunkt die Unternehmens- und Teamverwaltung unter Einstellungen → Unternehmen.

Wichtig in diesem Schritt:

• Zeitzone und Sprache korrekt setzen – das beeinflusst Fristen, Reports und automatische Benachrichtigungen.
• Nutzer einladen, aber noch ohne feste Rollen zu vergeben. Erst die Struktur, dann die Berechtigungen.
• Firmenwährung definieren, besonders relevant, wenn du international verkaufst und mit mehreren Währungen arbeitest.

Ein häufiger Anfängerfehler: Alle Nutzer werden direkt als Admin angelegt. Das mag am Anfang bequem wirken, führt aber schnell dazu, dass jeder Pipelines, Felder und Automatisierungen verändert – und niemand mehr weiß, warum das Setup plötzlich anders aussieht als vor einer Woche.

Schritt 2: Grundeinstellungen konfigurieren

Bevor du dich an die Pipeline setzt, lohnt sich ein Blick in die zentralen Grundeinstellungen:

1. Benachrichtigungen – lieber am Anfang bewusst reduzieren, sonst versinken neue Nutzer in E-Mail-Flut und ignorieren irgendwann alle Hinweise.
2. Aktivitätstypen – definiere, welche Aktivitäten es in deinem Vertriebsprozess wirklich gibt (z. B. Anruf, Meeting, Follow-up-E-Mail). Weniger ist hier mehr.
3. Verlustgründe – lege von Anfang an eine kurze, klare Liste an (z. B. “Kein Budget”, “Zeitpunkt falsch”, “Wettbewerber gewählt”). Das ist später Gold wert für die Auswertung, warum Deals verloren gehen.

Diese drei Punkte wirken unscheinbar, sind aber die Basis für sauberes Reporting – und Reporting ist am Ende der Grund, warum sich ein CRM überhaupt lohnt.

Schritt 3: Deine erste Pipeline erstellen

Jetzt kommt der Teil, der am meisten über Erfolg oder Misserfolg deines Pipedrive-Setups entscheidet: die Pipeline-Phasen.

Die Standard-Pipeline von Pipedrive ist ein guter Ausgangspunkt, aber selten deckungsgleich mit deinem tatsächlichen Vertriebsprozess. Bevor du Phasen anlegst, beantworte dir folgende Fragen:

• Wie sieht der Weg eines Deals bei euch wirklich aus – vom ersten Kontakt bis zum Abschluss?
• An welchem Punkt gilt ein Deal als “qualifiziert”?
• Wann verlässt ein Deal endgültig die Pipeline (gewonnen oder verloren)?

Eine bewährte Grundstruktur für die meisten B2B-Vertriebsprozesse:

1. Erstkontakt
2. Qualifizierung
3. Angebot erstellt
4. Verhandlung
5. Gewonnen / Verloren

Wichtig: Jede Phase sollte einen klaren, beobachtbaren Übergang zur nächsten haben. “Interessiert” ist zum Beispiel keine gute Phase, weil sie kaum objektiv abgrenzbar ist. Wie du deine Pipeline im Detail aufbaust und typische Stolpersteine vermeidest, zeige ich dir ausführlich im nächsten Artikel dieser Serie.

Schritt 4: Datenfelder sinnvoll anlegen

Pipedrive bringt bereits Standardfelder mit (Kontaktperson, Organisation, Wert, Pipeline-Phase). In den meisten Fällen brauchst du zusätzlich ein paar individuelle Felder, zum Beispiel:

• Herkunft des Leads (Empfehlung, Website, Messe, Kaltakquise)
• Produktinteresse oder Leistungspaket
• Entscheidungsdatum oder Vertragslaufzeit

Der Tipp aus der Praxis: Lieber am Anfang mit fünf bis sieben durchdachten Feldern starten als mit zwanzig “könnte man ja mal brauchen”-Feldern. Jedes zusätzliche Pflichtfeld ist eine kleine Hürde für dein Team – und ungenutzte Felder verwässern später deine Auswertungen.

Schritt 5: Nutzerrechte und Rollen festlegen

Erst wenn Pipelines und Felder stehen, ergibt es Sinn, Rollen zu vergeben. Pipedrive unterscheidet grob zwischen:

• Admin – volle Kontrolle über Einstellungen, Pipelines, Automatisierungen
• Regulärer Nutzer – arbeitet mit Deals, Kontakten und Aktivitäten, ohne das Setup zu verändern
• Eingeschränkte Sichtbarkeit – sinnvoll, wenn Vertriebsmitarbeiter nur ihre eigenen Deals sehen sollen

Eine klare Faustregel: So viele Admin-Rechte wie nötig, so wenige wie möglich. In den meisten Teams reichen ein bis zwei Admins vollkommen aus.

Schritt 6: E-Mail und Kalender verbinden

Ohne verbundenes E-Mail-Postfach und Kalender bleibt Pipedrive nur eine Liste – erst durch die Verbindung wird es zur echten Vertriebszentrale. Unter Einstellungen → E-Mail-Verbindung lässt sich das Postfach in wenigen Minuten anbinden, danach landet die komplette Kommunikation direkt beim jeweiligen Kontakt oder Deal.

Der Kalender-Sync sorgt zusätzlich dafür, dass Meetings automatisch als Aktivitäten erscheinen – ein kleiner Schritt, der später viele manuelle Einträge erspart.

Schritt 7: Die erste einfache Automatisierung aktivieren

Du musst am ersten Tag nicht gleich komplexe Automatisierungsketten bauen. Eine einzige sinnvolle Automatisierung reicht als Start völlig aus, zum Beispiel:

Wenn ein Deal in die Phase “Angebot erstellt” wechselt → automatisch eine Follow-up-Aktivität in 3 Tagen anlegen.

Das verhindert von Anfang an das häufigste Problem in der Praxis: Deals, die einfach “vergessen” werden, weil niemand aktiv nachfasst. Fortgeschrittenere Automatisierungen – etwa automatische E-Mails oder Vertragsversand – folgen in den nächsten Artikeln dieser Serie.

Die häufigsten Fehler beim Pipedrive-Setup

Aus zahlreichen Einrichtungsprojekten sind das die Stolpersteine, die mir am häufigsten begegnen:

• Zu viele Admin-Rechte von Anfang an vergeben
• Pipeline-Phasen 1:1 aus einer Vorlage übernommen, ohne den eigenen Prozess zu hinterfragen
• Zu viele Pflichtfelder, die das Team als lästig empfindet und deshalb ignoriert
• Keine Verlustgründe definiert, wodurch später niemand weiß, warum Deals scheitern
• E-Mail-Postfach nicht verbunden, sodass die halbe Kommunikation am CRM vorbeiläuft

Jeder dieser Punkte lässt sich in der Einrichtungsphase mit wenig Aufwand vermeiden – im laufenden Betrieb sind sie deutlich mühsamer zu korrigieren.

Fazit

Pipedrive einrichten heißt nicht, jede Funktion sofort zu nutzen. Es bedeutet, mit einer klaren Struktur zu starten: ein durchdachtes Team-Setup, eine Pipeline, die den echten Vertriebsprozess abbildet, sinnvolle Datenfelder und mindestens eine erste Automatisierung, die niemanden mehr etwas vergessen lässt.

Wer sich hier am Anfang die Zeit nimmt, hat danach ein System, das dem Team tatsächlich Arbeit abnimmt – statt nur eine weitere Pflichtaufgabe zu sein.

Nächster Schritt: Im zweiten Artikel dieser Serie geht es im Detail darum, wie du deine erste Pipeline so aufbaust, dass sie wirklich zu deinem Vertriebsprozess passt.