Papierlos heißt nicht integriert: Warum Insellösungen trotz digitaler Prozesse bestehen bleiben

Von Wolfgang Klaus, Tech Lead, SAPHIR GmbH

„Wir sind komplett papierlos” höre ich in Industrieunternehmen inzwischen häufig – und es stimmt in den allermeisten Fällen auch. Was in diesem Satz aber oft mitschwingt, stimmt seltener: dass mit dem Verschwinden des Papiers auch die Insellösungen verschwunden sind. In der Praxis ist häufig das Gegenteil passiert. Papier wurde durch digitale Werkzeuge ersetzt – aber jede Abteilung hat sich dabei ihr eigenes Werkzeug für ihr eigenes Problem gesucht. Digital, aber weiterhin isoliert.

Wie aus gut gemeinten Einzellösungen ein unübersichtliches System wird

Das Muster ist fast immer dasselbe: Der Vertrieb führt ein CRM ein, weil die Kundenkontakte nicht mehr in Excel-Listen verwaltet werden sollen. Die Konstruktion arbeitet in einem eigenen PLM- oder Dokumentenmanagement-System. Die Fertigungsplanung nutzt ein MES oder eine spezialisierte Planungssoftware. Die Logistik hat ihr eigenes Versand- und Trackingtool. Jede dieser Entscheidungen war für sich betrachtet sinnvoll und hat das jeweilige lokale Problem gelöst. Das Ergebnis in der Summe ist trotzdem eine Systemlandschaft, in der dieselbe Kunden- oder Auftragsinformation an mehreren Stellen getrennt voneinander gepflegt wird, ohne dass die Systeme automatisch miteinander sprechen.

Typische Anzeichen dafür lassen sich in fast jedem gewachsenen Industrieunternehmen finden: Stammdaten zu Kunden oder Materialien existieren in mehreren Systemen parallel und laufen mit der Zeit auseinander. Mitarbeitende jonglieren mit mehreren Logins und wechseln für ein und denselben Vorgang zwischen drei oder vier verschiedenen Anwendungen hin und her. Excel-Tabellen übernehmen faktisch die Rolle einer Schnittstelle, weil Daten aus einem System exportiert und in ein anderes wieder importiert werden müssen. Entscheidungen basieren auf Auswertungen, die im Moment der Erstellung bereits veraltet sind, weil sie aus einem Export von vor mehreren Tagen stammen.

Warum das kein Ausnahmefall, sondern die Regel ist

Diese Situation entsteht selten aus Nachlässigkeit, sondern aus der Art, wie Digitalisierung in vielen Unternehmen historisch gewachsen ist: dezentral, abteilungsgetrieben, jeweils als Reaktion auf ein akutes lokales Problem. Es gab in den seltensten Fällen eine zentrale Verantwortung dafür, wie die verschiedenen digitalen Werkzeuge miteinander zusammenspielen sollen – jede Abteilung hat für sich optimiert, ohne dass jemand das große Ganze im Blick hatte. Genau das ist derselbe Grundgedanke, den ich bereits in einem früheren Beitrag zur Standardisierung beschrieben habe: Automatisierung und Integration setzen ein gemeinsames Verständnis von Prozessen, Daten und Schnittstellen voraus – fehlt dieses gemeinsame Fundament, bleibt jede einzelne Lösung eine Insel, so gut sie für sich genommen auch funktionieren mag.

Der Weg aus der Inselsituation

Der Ausweg besteht in aller Regel nicht darin, alle bestehenden Systeme durch ein einziges großes System zu ersetzen – das ist teuer, riskant und in gewachsenen Unternehmen selten realistisch. Erfolgversprechender ist ein gezielterer Ansatz:

Systemlandschaft und Datenflüsse einmal sauber aufnehmen. Bevor irgendetwas integriert wird, muss klar sein, welche Systeme aktuell welche Daten wo führen und wo Informationen redundant gepflegt werden.

Führende Systeme je Datendomäne festlegen. Für jede zentrale Information – Kundendaten, Auftragsdaten, Materialstammdaten – sollte ein einziges System als verbindliche Quelle definiert werden, aus dem sich alle anderen Systeme automatisiert bedienen.

Bestehende Systeme verbinden statt ersetzen. Eine schlanke Integrations- oder Orchestrierungsebene, die vorhandene Systeme über Schnittstellen automatisiert miteinander verbindet, liefert meist deutlich schneller Wirkung als ein vollständiger Systemwechsel – und lässt sich in der Regel auch mit deutlich geringerem Risiko einführen.

Neue Werkzeuge nicht mehr isoliert einführen. Jede künftige Software-Entscheidung sollte von Anfang an mitdenken, wie sie sich in die bestehende Landschaft einfügt – sonst entsteht in fünf Jahren an derselben Stelle die nächste Insel.

Fazit

Papierlos zu sein ist ein wichtiger, aber eben nur ein erster Schritt. Ob die eigenen digitalen Prozesse tatsächlich integriert sind oder nur nebeneinander existierende Insellösungen, zeigt sich meist erst, wenn man genau nachfragt, wie oft Informationen manuell zwischen Systemen hin- und hergetragen werden müssen. Wer diesen Punkt konsequent angeht, gewinnt spürbar an Tempo und Verlässlichkeit – ganz ohne die bestehende Systemlandschaft komplett über den Haufen zu werfen.

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