Das ist eine zentrale Erkenntnis, die viele Unternehmen im Eifer der Digitalisierung übersehen:
Prozessanalyse und Optimierung müssen zwingend vor Automatisierung kommen – besonders in Bereichen mit direktem Kundenkontakt wie Vertrieb, Marketing und Support.
Hier sind die wichtigsten Gründe, warum das so ist – klar und praxisnah erklärt:
🔍 1. Schlechte Prozesse zu automatisieren vergrößert das Problem
Wenn ein ineffizienter oder fehlerhafter Prozess automatisiert wird, skaliert man die Fehler – nicht die Effizienz.
- Beispiel Vertrieb: Ein schlecht definierter Lead-Qualifizierungsprozess, der zu viele irrelevante Kontakte ins CRM schiebt, führt bei Automatisierung nur dazu, dass SDRs noch mehr Zeit mit unqualifizierten Leads verschwenden – nur automatisiert.
🧩 2. Prozesse mit vielen menschlichen Interaktionen brauchen Kontextverständnis
Im Vertrieb und Support zählt oft Situationssensibilität, Timing und Zwischentöne. Eine reine Automatisierung ohne vorherige Prozessklarheit kann das Kundenerlebnis ruinieren.
- Beispiel Support: Automatische Antworten aus einem Bot-System auf sensible Beschwerden können schnell zu Frust und Kundenabwanderung führen, wenn der Prozess keine Eskalationslogik oder Feedback-Schleifen kennt.
⚙️ 3. Ohne klare Prozesse fehlen die Automatisierungs-Trigger und KPIs
Automatisierung funktioniert nur, wenn klar ist, was wann warum passiert.
- Beispiel Marketing: Eine automatisierte E-Mail-Strecke ohne abgestimmte Customer Journey und Lead-Scoring-Regeln verfehlt Zielgruppen oder verschickt irrelevante Inhalte.
📊 4. Optimierte Prozesse zeigen, wo Automatisierung wirklich lohnt
Durch die Analyse erkennt man Engpässe, wiederkehrende Aufgaben oder Medienbrüche, die man gezielt automatisieren kann.
- Beispiel: Wiederkehrende Follow-up-Mails, manuelle Datenübertragung aus Formularen ins CRM oder doppelte Ticketbearbeitung lassen sich nur dann sinnvoll automatisieren, wenn man sie im Ist-Prozess sauber erkennt und bewertet.
💡 Fazit:
Erst Klarheit, dann Technik.
Prozessanalyse ist wie der Architektenplan, Automatisierung ist der Bagger: Wer zuerst baut, reißt später wieder ab.
✅ Was sollte man also tun?
Ist-Prozess aufnehmen
Mit Tools wie BPMN, Swimlanes oder auch nur Whiteboard-Workshops.Engpässe, Risiken und Redundanzen identifizieren
Soll-Prozess definieren – inklusive Rollen, Entscheidungen, KPIs
Dann: gezielt Automatisierungen einführen – mit Tests und Monitoring
Unser Vorschlag für eine Workshop-Agenda mit Fokus auf Prozessanalyse und –optimierung als Basis für Automatisierung und Skalierung, speziell zugeschnitten auf Vertrieb, Marketing und Kundenservice:
🎯 Workshop-Titel:
„Effizienz gestalten – Prozesse verstehen, optimieren und skalieren“
Ein Strategie-Workshop zur strukturierten Prozessoptimierung vor Automatisierung in kundenbezogenen Bereichen.
🕒 Dauer: 2 Stunden (kostenfrei)
👥 Zielgruppe:
Leitung Vertrieb, Marketing, Customer Service, Digitalverantwortliche, IT
📋 Agenda
Teil 1 – Einstieg & Zielsetzung (15 Min)
- Begrüßung & Vorstellung (inkl. Teilnehmer-Rollen)
- Ziel des Workshops: Warum Automatisierung kein Selbstzweck ist
- Übersicht: Typische Probleme durch fehlende Prozessklarheit
Teil 2 – Prozessaufnahme & Transparenz (30 Min)
- Kurze Darstellung der aktuellen Kernprozesse:
- Lead-Generierung & Qualifizierung (Marketing/Vertrieb)
- Angebots- & Salesprozess
- Kundenanfragen, Tickets & Eskalationen
- Interaktive Mapping-Übung: „Was passiert wann, durch wen, mit welchem System?“
- Tools: Miro, Whiteboard, BPMN-Light
Teil 3 – Schwachstellen & Engpässe identifizieren (20 Min)
- Wo entsteht Reibung?
- Medienbrüche, Wiederholungen, manuelle Tätigkeiten
- Was stört das Team/Kunden wirklich?
Teil 4 – Priorisierte Optimierungsansätze (20 Min)
- Welche Schritte/Prozesse lassen sich vereinfachen?
- Wo ist der größte Hebel?
- Fokus: Quick Wins vs. langfristige Veränderungen
Teil 5 – Automatisierung sinnvoll vorbereiten (20 Min)
- Welche Prozesse sind reif für Automatisierung?
- Was braucht es dafür? (Trigger, Daten, Rollen, Systeme)
- Erste Ideen für:
- Marketing-Automation
- Sales Enablement
- Self-Service im Support
Teil 6 – Next Steps & Angebot zur Vertiefung (15 Min)
- Ergebnis-Visualisierung
- Individuelle Handlungsempfehlungen
- Angebot: Detaillierte Umsetzungsberatung / Proof-of-Concept / Tech-Audit
🔧 Optional: Workshop-Output
- PDF-Map mit visualisiertem Ist-Prozess
- SWOT-Matrix der aktuellen Prozessstruktur
- Vorschlag zur Automatisierungs-Roadmap (nach Bedarf)
🚀 Next Level Workshop – KI-Potenziale gezielt nutzen
Nach der Prozessanalyse folgt der nächste Schritt: In unserem Folge-Workshop identifizieren wir gemeinsam konkrete Potenziale für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Wir zeigen, wo KI nicht nur Prozesse beschleunigt, sondern echte Skalierungseffekte ermöglicht – und gleichzeitig die operativen Kosten spürbar senkt. Anhand realer Anwendungsfälle analysieren wir Ihre bestehenden Workflows, bewerten die technische Machbarkeit und geben Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen mit. Ziel: Sofort umsetzbare Quick Wins und eine klare Roadmap für Ihre KI-getriebene Effizienzsteigerung.
🔹 Vertrieb – KI-Potenziale für mehr Abschlüsse und Effizienz
In diesem Workshop zeigen wir, wie KI den Vertriebsprozess unterstützt – von smarter Lead-Qualifizierung über automatische Angebotsvorschläge bis hin zur Performance-Analyse von Sales-Aktivitäten. Sie entdecken konkrete Ansätze zur Beschleunigung von Vertriebszyklen und zur gezielten Entlastung Ihres Teams.
🔹 Marketing – KI-gestützte Skalierung und Personalisierung
Erfahren Sie, wie KI in Ihrem Marketing echte Wirkung entfalten kann: durch automatisierte Kampagnen, Content-Generierung, dynamische Segmentierung und Predictive Analytics. Im Workshop identifizieren wir gemeinsam relevante Hebel zur Reichweitensteigerung bei gleichzeitiger Ressourcenersparnis.
🔹 Kundenservice – KI für schnellere Antworten und zufriedene Kunden
Wir analysieren, wie KI die Qualität und Reaktionsgeschwindigkeit im Kundenservice verbessern kann – mit intelligenter Ticketpriorisierung, automatisierten Antworten und Self-Service-Optionen. Ziel: höhere Kundenzufriedenheit bei sinkendem Aufwand und klaren Einsparpotenzialen.
