🚀 Wie wir einem Vertriebsunternehmen den Weg in die KI-Automatisierung & CRM-Zukunft geebnet haben
In der Zusammenarbeit mit einem aufstrebenden Unternehmen aus dem Mobilitätssektor haben wir gezeigt, wie künstliche Intelligenz und eine durchdachte Systemarchitektur auch bei kleinen bis mittleren Vertriebsorganisationen sofort echten Mehrwert liefern können – ohne monatelange Entwicklungszeit oder riesige Budgets.
Das Problem war typisch – vielleicht erkennst du dich wieder:
- Kommunikation läuft über Gmail – aber ohne Struktur oder Automatisierung
- Kundenkontakte werden in Excel-Listen gepflegt
- Jeder Vertriebsmitarbeiter schreibt unterschiedlich – kein einheitlicher Prozess
- Follow-ups werden vergessen oder zu spät versendet
- Ein CRM-System? Gibt’s noch nicht.
🎯 Zielsetzung
Unser Ziel war klar:
Einen KI-basierten Vertriebsassistenten direkt in Gmail zu integrieren, kombiniert mit einem einfachen, aber effektiven CRM-System, das bestehende Excel-Prozesse ablöst – und das Ganze so umzusetzen, dass es nach wenigen Wochen produktiv nutzbar ist.
🧩 Unsere Lösung: Modular, messbar, menschlich
Wir setzen bei solchen Projekten auf einen modularen Ansatz, der sich an die Realität des Unternehmens anpasst – nicht umgekehrt.
✅ Modul 1: Gmail-Analyse & Setup
Zugriff via Gmail API, sichere Verbindung, Analyse der E-Mail-Tonalität pro Nutzer – damit die KI später weiß, wie wer schreibt.
✅ Modul 2: KI-basierter Antworthelfer
Wir trainieren GPT-Modelle so, dass sie E-Mails vorschlagen, formulieren und sogar Follow-up-Reminder auslösen können, abgestimmt auf die Sprache des jeweiligen Vertriebsmitarbeiters.
✅ Modul 3: Integration in den Alltag
Per Sidebar-App oder Add-on direkt in Gmail: Kein Umweg über andere Tools, sondern alles dort, wo der Vertrieb lebt.
✅ Modul 4: CRM statt Excel
Ablösung der Excel-Tabellen durch ein leichtgewichtiges CRM-System (z. B. HubSpot, Pipedrive oder Notion) – inklusive Datenmigration, individueller Felder, Workflows und Schulung des Teams.
💡 Ergebnis: Mehr Übersicht. Weniger Stress. KI im Alltag.
Nach nur wenigen Wochen konnte das Team:
- E-Mail-Kommunikation schneller beantworten – mit KI-Unterstützung direkt im Posteingang
- Alle Leads, Kontakte und Verkaufschancen zentral im CRM pflegen
- Wiederkehrende Aufgaben automatisieren und strukturierter arbeiten
- Erste Schritte in Richtung Leadgenerierung vorbereiten
💰 Was kostet so ein Projekt?
Unsere modularen Lösungen beginnen ab ca. x.xxx € netto für die Umsetzung – abhängig von Tiefe & Komplexität.
Optional bieten wir einen monatlichen Retainer an, um Support, Weiterentwicklung oder automatisierte Leadkampagnen flexibel umzusetzen – z. B. ab x.xxx € / Monat.
🔄 Ist das auch was für dich?
Wenn du aktuell noch mit Excel arbeitest, deine Vertriebskommunikation in Gmail steckt und du KI endlich praktisch einsetzen willst, dann lohnt sich ein unverbindliches Gespräch.
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Wolfgang Klaus
KI-Automatisierung & Vertriebsberatung für Tech-, Industrie- und Mobilitätsunternehmen
