Um wirklich tiefgehende Workshops zu gestalten, die das „Übel an der Wurzel packen“, muss die Softwareentwicklungsagentur auf mehrere Ebenen der Analyse und Lösungsfindung eingehen. Hier ist eine detaillierte Beschreibung, wie solche Workshops ablaufen könnten:
Phase 1: Vorbereitung und Bedarfsanalyse
1. Vorbereitende Gespräche und Dokumentenprüfung:
– Vorab-Interviews: Durchführung von Interviews mit Schlüsselpersonen des Kunden (z.B. Geschäftsführung, IT-Leiter, Endbenutzer), um ein grundlegendes Verständnis der aktuellen Herausforderungen und Erwartungen zu gewinnen.
– Dokumentenprüfung: Analyse vorhandener Dokumentationen wie Geschäftsprozesse, IT-Infrastrukturen, bisherige Projekte, Nutzerfeedback und Marktanalysen.
2. Workshop-Vorbereitung:
– Agenda-Erstellung: Entwicklung einer detaillierten Agenda, die die Ziele des Workshops, die zu behandelnden Themen und die geplanten Aktivitäten umfasst.
– Teilnehmerauswahl: Sicherstellung, dass alle relevanten Stakeholder und Experten des Kunden teilnehmen, um eine umfassende Perspektive zu gewährleisten.
Phase 2: Durchführung des Workshops
1. Kick-off und Zielsetzung:
– Einführung: Vorstellung der Agenda, Ziele des Workshops und erwartete Ergebnisse. Erklärung der Arbeitsweise und Methoden.
– Zieldefinition: Gemeinsame Festlegung der spezifischen Ziele und Erwartungen für den Workshop.
2. *Tiefgehende Analyse und Problemerkennung:
– Ist-Analyse: Detaillierte Untersuchung der aktuellen Geschäftsprozesse, IT-Infrastruktur und Softwarelösungen. Nutzung von Methoden wie SWOT-Analyse, Root Cause Analysis oder Fishbone Diagram.
– Problemerkennung: Identifikation der Hauptprobleme und Engpässe durch gezielte Fragestellungen und Diskussionen. Fokus auf die zugrundeliegenden Ursachen, nicht nur auf die Symptome.
3. *Zukunftsvision und Anforderungsdefinition:
– Zielbild entwickeln: Gemeinsame Entwicklung einer klaren Vision für die zukünftige IT-Landschaft und Geschäftsprozesse. Nutzung von Techniken wie Mind Mapping oder Vision Boards.
– Anforderungsdefinition: Detaillierte Erarbeitung der Anforderungen an die zukünftige Softwarelösung. Priorisierung der Anforderungen nach ihrer Bedeutung und Machbarkeit.
4. Lösungsansätze und Prototyping:
– Lösungsentwicklung: Brainstorming und Entwicklung von möglichen Lösungsansätzen. Nutzung von Design Thinking-Methoden, um innovative und benutzerzentrierte Lösungen zu finden.
– Prototyping: Erstellung von ersten Prototypen oder Wireframes, um die Ideen visuell darzustellen und frühzeitig Feedback zu erhalten.
5. Aktionsplan und nächste Schritte:
– Roadmap-Erstellung: Entwicklung einer Roadmap, die die nächsten Schritte, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne festlegt.
– Meilensteine definieren: Festlegung klarer Meilensteine und Erfolgskriterien, um den Fortschritt zu messen und sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.
Phase 3: Nachbereitung und kontinuierliche Verbesserung
1. Dokumentation und Feedback:
– Workshop-Dokumentation: Erstellung eines ausführlichen Berichts, der die Ergebnisse des Workshops, die identifizierten Probleme und Lösungen sowie den Aktionsplan zusammenfasst.
– Feedback-Runde: Einholung von Feedback von den Teilnehmern, um die Qualität der Workshops kontinuierlich zu verbessern.
2. Umsetzung und Monitoring:
– Umsetzungsbegleitung: Unterstützung bei der Umsetzung der erarbeiteten Lösungen durch regelmäßige Reviews und Anpassungen.
– Monitoring und Reporting: Einrichtung von Monitoring-Mechanismen, um den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass die Maßnahmen die gewünschten Ergebnisse liefern.
3. Kontinuierliche Verbesserungsprozesse:
– Regelmäßige Reviews: Durchführung regelmäßiger Reviews und Follow-up-Workshops, um neue Herausforderungen zu identifizieren und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.
– Anpassung und Skalierung: Flexibles Anpassen der Lösungen basierend auf Feedback und sich ändernden Geschäftsanforderungen.
Durch diesen tiefgehenden und strukturierten Ansatz werden nicht nur oberflächliche Probleme gelöst, sondern die zugrundeliegenden Ursachen angegangen. Dies schafft eine solide Basis für nachhaltige Verbesserungen und Innovationen.
